KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN – PHẦN 1: TÀI KHOẢN SỬ DỤNG, TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

1.TÀI KHOẢN SỬ DỤNG CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN (TK 111;TK 112;TK113)
Khi công ty phát sinh nghiệp vụ mà có liên quan trực tiếp đến tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK112) và tiền đang chuyển (TK113) thì kế toán có nhiệm vụ căn cứ vào chứng từ gốc từ các phòng ban chuyển lên để kiểm tra (Hợp pháp, Hợp lệ và Hợp lý…) từ đó Lập chứng từ kế toán (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo có và Giấy báo nợ…) Dựa vào Chứng từ mà kế toán lập (Phiếu thu, phiếu chi,..) kế toán tiến hành ghi sổ sách những tài khoản có liên quan (Có thể ghi sổ bằng tay hoặc ghi sổ bằng Excel hoặc ghi sổ bằng phần mềm kế toán) và theo dõi biến động của những tài khoản này thông qua sổ sách của từng tài khoản.

  • Tài khoản 111 – Tiền mặt;

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

Giảm 980,000₫ 

+ Tài khoản 111 có 3 TK cấp 2:
+ Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam
+ Tài khoản 1112 – Ngoại tệ
+ Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

Lưu ý: Khi ghi sổ thì ghi tài khoản cấp 2 chứ không ghi tài khoản cấp 1 (Ghi tài khoản mà chi tiết nhất, tài khoản cấp 1 tự động nhảy lên). Vấn đề mở chi tiết thêm tài khoản con của tài khoản cấp 2 vẫn đúng mà không vi phạm. Ví dụ có nhiều công ty mở TK chi tiết của tài khoản cấp 2 là: 11110001: Tiền Việt Nam đồng=> Trong trường hợp này nếu ghi sổ thì ghi tài khoản 11110001 thì tự động tài khoản 1111 và tài khoản 111 sẽ tự động ghi theo.

  • Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng;

+ Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng có 3 TK cấp 2
+ Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam
+ Tài khoản 1122 – Ngoại tệ
+ Tài khoản 1123 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

Lưu ý: Đối với tiền gửi ngân hàng thì kế toán cần mở tài khoản chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc theo dõi cụ thể chi tiết từng ngân hàng để đối chiếu số liệu kế toán với sổ phụ chi tiết của từng ngân hàng sau này, cụ thể như sau:

TK 11211: Tài khoản VND tại ngân hàng ACB
TK 11212: Tài khoản VND tại ngân hàng VCB
TK 11213: Tài khoản VND tại ngân hàng HSBC
TK 11221: Tài khoản USD tại VCB

Tuy nhiên, có nhiều phần mềm thì không cần mở chi tiết tài khoản như trên mà vẫn theo dõi chi tiết từng ngân hàng được bằng 1 trường chọn tên từng ngân hàng khi phát sinh nghiệp vụ (Giống như theo dõi công nợ của phải thu khách hàng, phải trả) mà không cần phải mở chi tiết tài khoản như trên giống như phần mềm Misa có chức năng này. Vậy, tùy theo mỗi phần mềm mà sẽ có hướng xử lý khác nhau. Tuy nhiên, vấn đề chính là nắm bản chất là tiền gửi ngân hàng phải theo dõi chi tiết từng ngân hàng.

  • Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển.

Tài khoản 113 có 2 TK cấp 2
Tài khoản 1131 – Tiền Việt Nam
Tài khoản 1132 – Ngoại tệ

Lưu ý: Tiền đang chuyển này thường phát sinh khi chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng kia, nhưng ngân hàng kia chưa nhận được tiền (do khác hệ thống nên tiền đến lâu hơn).

2.TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN VỐN BẰNG TIỀN

Đây là tài khoản loại 1 là tài sản. Tính chất của tài sản như các bạn đã học trong Chương 1 rồi.Vì vậy, tính chất là Bên NỢ thể hiện phát sinh tăng tiền; Bên CÓ thể hiện phát sinh giảm tiền. Và Số dư đầu kỳ, Số dư cuối kỳ nằm Bên NỢ. Xem hình minh họa bằng sơ đồ chữ T.
3. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN (TIỀN MẶT, TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, TIỀN ĐANG CHUYỂN)

  • Kế toán vốn bằng tiền sẽ theo dõi các tài khoản liên quan đến tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), tiền đang chuyển (TK 113) và có trách nhiệm hạch toán những tài khoản có liên quan trực tiếp đến tài khoản vốn bằng tiền..

Ví dụ: về các nghiệp vụ liên quan đến tiền cho các bạn dễ hình dung như sau:

+ Thanh toán tiền điện bằng tiền mặt=> Phải hạch toán chi phí tiền điện (Bên nợ TK 6417; 6427 hoặc 6277 và Có 1111)
+ Thanh toán tiền lương của nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng VCB=>Phải hạch toán bên nợ 334 và có 11211-VCB
+ Khách hàng thanh toán tiền mặt cho Công ty=> Phải hạch toán thu tiền (Bên Nợ 1111 Có 131)
+ Mr A góp vốn vào Công ty bằng tiền ngân hàng VCB=> Phải hạch toán thu tiền gửi ngân hàng VCB (Bên Nơ 11211-VCB Có 41111)
+ Công ty phát sinh nghiệp vụ trả tiền mặt cho nhà cung cấp mà mua chịu tháng trước (Nợ 331 Có 1111).
+ Công ty phát sinh nghiệp vụ trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt (Nợ 334 Có 1111)
+ Công ty phát sinh nghiệp vụ mua CCDC về nhập kho đã trả bằng tiền gửi ngân hàng VND tại ACB (Nợ 1531 Có 1121 ACB).
+ Công ty phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền mặt từ Ngân hàng VCB sang HSBC chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng HSBC (Nợ 113 có 1121VCB). Khi đã nhận được báo có của Ngân hàng HSBC (Nợ 1121 HSBC Có 113)

  • Soạn quy định về bộ chứng từ cần thiết của từng trường hợp liên quan đến chi tiền và thu tiền của Công ty mình (Chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán như thế nào để thuế chấp thuận…) rồi trình cho Kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc ký duyệt ban hành để áp dụng cho toàn công ty. Nhằm mục đích cuối cùng là để phục vụ cho quá trình tác nghiệp trong công ty dễ dàng cũng như với mục đích kiểm soát nhằm củng cố chặt chẽ về mặt chứng từ Tối ưu hoá số thuế phải nộp.
  • Đối với tiền mặt (TK 111), có nhiệm vụ như sau:

+ Có trách nhiệm Lập phiếu chi (Tối thiếu 2 liên). Cơ sở lập Phiếu chi là dựa trên chứng từ gốc (Giấy đề nghị thanh toán; Hoá đơn GTGT;Hoá đơn bán hàng; Biên bản giá trị quyết toán công trình…;). Sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt trước khi chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Sau đó thủ quỹ giữ 1 liên; và 1 liên kế toán lưu để tiến hành ghi sổ sách kế toán. Trong trường hợp nhà cung cấp yêu cầu phiếu chi thì lập thêm 1 phiếu chi để cung cấp cho nhà cung cấp.(Nhớ phiếu chi có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và đóng dấu tròn của Công ty tại chữ ký của Giám đốc)
+ Trước khi lập phiếu chi cần kiểm tra tính Hợp pháp, Hợp lệ và Hợp lý của chứng từ gốc (Hợp đồng; Hóa đơn GTGT; Biên bản bàn giao…). Kiểm tra những chứng từ gốc này bằng cách nào?. Bằng cách dựa trên những Quy định, Quy trình của Công ty (Ví dụ như quy chế công tác phí của công ty; quy định về thanh toán công nợ cho nhà cung cấp….). Kiểm tra sự logic về mặt chứng từ so sánh giữa các chứng từ với nhau có thống nhất về mặt nội dung không. Cũng như chứng từ gốc phải tuân thủ những quy định Pháp luật về thuế (Ví dụ như hoá đơn chứng từ không được tẩy xoá và phải viết đầy đủ những nội dung trên chứng từ….). Sau khi kiểm tra xong thì tiến hành lập phiếu chi.

Ví dụ để các bạn dễ hình dung về kiểm tra “hợp lệ, hợp lý và hợp pháp” của CHỨNG TỪ GỐC
+ Như trong đề nghị tạm ứng thì giấy đề nghị tạm ứng ghi là tạm ứng đi mua nguyên vật liệu là 2.000.000. Nhưng khi quyết toán hoàn ứng thì không phải Hoá đơn GTGT mua nguyên vật liệu mà Hoá đơn GTGT ghi thức ăn, thức uống=> Dẫn đến bộ chứng từ là không Logic nhau. Đáng lẽ tạm ứng mua nguyên vật liệu thì hoá đơn lấy về phải là hoá đơn mua nguyên vật liệu chứ không phải là hoá đơn thức ăn thức uống.=> Các chứng từ từ giấy đề nghị tạm ứng cho đến hoá đơn GTGT đầu vào không logic.
+ Hoặc là nếu cầm trên tay tờ hoá đơn thức ăn thức uống thì phải kiểm tra

Tính hợp pháp của hoá đơn là hoá đơn này đã thông báo phát hành hoá đơn hay chưa (Các bạn có thể xem tại Chương 12 hướng dẫn tra cứu hoá đơn tại Quyển sách TỰ HỌC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ THỰC HÀNH KHAI BÁO THUẾ là quyển sách chuyên về thuế các bạn sẽ rõ) 
+Kiểm tra hợp lệ là xem hoá đơn đã đầy đủ thông tin trên đó chưa (Ví dụ như Mã số thuế; Tên đơn vị bán, Tên đơn vị mua, Địa chỉ…) đã đầy đủ hay chưa.
+Kiểm tra tính Hợp lý là xem ví dụ người đề nghị thanh toán tiền thức ăn, thức uống có được phép tiếp khách hay không thì cần phải xem lại Quy định về tiếp khách của Công ty (Từ cấp độ nào trở lên mới được tiếp khách, Bộ chứng từ tiếp khách luôn phải có Tờ trình tiếp khách có sự xét duyệt của Giám đốc, trong tờ trình nói rõ tiếp khách nào và về vấn đề gì cũng như cần xem xét hoá đơn tiếp khách với số tiền lớn có hợp lý không , nhiều khi tiếp khách ăn uống có 1 triệu nhưng lấy hoá đơn 3 triệu. Kế toán phải cận trọng vấn đề này tránh để lập phiếu chi rồi chi không đúng làm mất tiền của Công ty…), ngoài quy định trên thì cần có Tờ trình và được giám đốc phê duyệt trong trường hợp không đúng quy chế tiếp khách của Công ty ban hành.
+ Đối chiếu số liệu Sổ kế toán 1111 với Sổ quỹ hàng ngày. Và kiểm kê quỹ định kỳ (Tháng, Quý , Năm) cũng như kiểm kê quỹ đột xuất. Khi kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê và nêu rõ nguyên nhân thừa thiếu trong biên bản kiểm kê để xử lý kịp thời. Kế toán dựa vào biên bản kiểm kê để điều chỉnh sổ sách tại thời điểm kiểm kê để cho số liệu sổ sách đúng bằng số liệu thực tế kiểm kê.
+ Lập báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày, tháng, quý, năm theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc.
+ Sau khi ghi sổ xong thì lưu chứng từ thu chi kèm theo chứng từ gốc theo các file Thu tiền mặt riêng và Chi tiền mặt riêng. Lưu file theo ký hiệu về chứng từ kế toán mà các bạn đã ghi vào Sổ Nhật ký chung; Sổ cái và Sổ chi tiết để thuận lợi tìm kiếm từ sổ sách ra chứng từ kế toán.

Ví dụ: PC1501001=> Đây là phiếu chi năm 2015 tháng 01;001 là số thứ tự đầu tiên của phiếu chi tháng 01/2015=> => Lưu PC1501001 trong file phiếu chi tháng 01/2015. Vậy 12 tháng thì có 12 file Phiếu chi

PT1501001=> Đây là phiếu thu năm 2015 tháng 01;001 số thứ tự đầu tiên của phiếu thu tháng 01/2015 => Lưu PT1501001 trong file phiếu thu tháng 01/2015. Vậy 12 tháng thì có 12 file Phiếu thu
Tương tự như vậy, các bạn sẽ biết khi đánh ký hiệu chứng từ ghi sổ như thế nào thì mở file lưu chứng từ kế toán như vậy để thuận lợi trong quá trình tìm kiếm từ chứng từ vào sổ sách và từ sổ sách ra chứng từ.

  • Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người làm kế toán vốn bằng tiền với thủ quỹ (Tức là người làm kế toán thì không làm thủ quỹ và ngược lại), nhằm hạn chế rủi ro về mất tiền có thể xảy ra. Nếu Công ty gia đình thì kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán vốn bằng tiền cũng không sao (Vì là người 1 nhà). Vậy thủ quỹ là người giữ tiền còn Kế toán là người ghi sổ để theo dõi tiền.

Ví dụ: Nếu để kế toán kiêm thủ quỹ sẽ xảy ra trường hợp sau: Thủ quỹ tự lập phiếu chi và tự ghi sổ quỹ và sổ kế toán và tự lấy tiền. Tức là lúc này sổ kế toán 111 và sổ quỹ khớp nhau nhưng bản chất nghiệp vụ không có xảy ra nghiệp vụ chi tiền mà do thủ quỹ biển thủ tiền trong két sắt để làm những công việc riêng (Ví dụ như lấy tiền chơi số đề, chơi cá độ đá banh…).=>Giám đốc không biết trường hợp này vì thủ quỹ và kế toán là một.

  • Đối với tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển có nhiệm vụ sau:
    + Có trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi dựa trên chứng từ gốc và đi giao dịch trực tiếp với ngân hàng (Ví dụ như đi rút tiền; nộp tiền; trả tiền…).
    + Liên hệ với ngân hàng nơi làm việc cuối tháng để lấy sổ phụ ngân hàng (Bảng sao kê ngân hàng) cũng như Giấy báo nợ và Giấy báo có ngân hàng
    + Phải tổ chức theo dõi tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng ngân hàng. Và mỗi ngân hàng cần chi tiết theo VND và theo Ngoại tệ (USD, EUR…). Về cách theo dõi sổ kế toán chi tiết từng ngân hàng. Các bạn theo cách hướng dẫn cách đặt tài khoản tiền gửi ngân hàng bên trên để biết cách theo dõi chi tiết từng ngân hàng.
    + Đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng (TK 112) theo từng ngân hàng với sổ phụ của từng ngân hàng để kiểm tra sự chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
    + Tổ chức lưu chữ chứng từ ngân hàng cho dễ tìm sau này là mỗi 1 ngân hàng là lưu 1 file riêng. Và lưu theo từng tháng. Mỗi 1 tháng lưu như sau (Sổ phụ ngân hàng để trước sau đó kèm theo là Giấy báo nợ và Giấy báo có của kế toán lập kèm theo sau là các chứng từ gốc là Giấy báo nợ và giấy báo có của ngân hàng hoặc bảng lương, hoặc hoá đơn …)
    + Có trách nhiệm theo dõi tiền đang chuyển (TK 113) đã về chưa?

Các bạn đón đọc các bài học tiếp theo của chương kế toán vốn bằng tiền nhé. Chúc các bạn học tốt!

CPA; CPT Bùi Tấn Hải
Tác giả của các bộ sách KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH

  1. Bộ Tự học kế toán tại nhà CẦM TAY CHỈ VIỆC
  2. Bộ Bài tập và bài giải xuyên suốt 1 công ty sản xuất 1 sản phẩm có hình ảnh minh hoạ
  3. Bộ Lập báo cáo tài chính và thực hành khai báo thuế bằng HÌNH ẢNH MINH HOẠ
  4. Bộ Chứng từ thực tế của Công ty và hướng dẫn thực hành kế toán trên phần mềm MISA

Công Ty Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán Thuế An Tâm
Địa chỉ: 243/9/5 Tô Hiến Thành, phường 13, quận 10, Tp.HCM
Điện thoại: (08) 62909310 – (08) 62909311 – 0933.72.3000 – 0988.72.3000-0914540423
Website: www.antam.edu.vn – Email: info@antam.edu.vn

 


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k