HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FILE EXCEL SỔ SÁCH NỘI BỘ THƯƠNG MẠI – THU CHI, BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG

CÂU HỎI:
Tại một số công ty, ngoài công tác kế toán để phục vụ cho thuế, còn có thể có kế toán theo dõi nội bộ riêng (không liên quan gì đến hạch toán kế toán) để biết được thực tế lãi lỗ của doanh nghiệp. Vậy công việc của một kế toán nội bộ ở công ty là như thế nào, cách làm ra sao?

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

Giảm 980,000₫ 

TRẢ LỜI:
Kế toán An Tâm xin chia sẻ với các bạn cách sử dụng công cụ excel để theo dõi sổ sách nội bộ của một công ty thương mại như sau: (Đây là 1 trong những file mẫu để tham khảo nhưng chưa có đầy đủ. Khi thực tế làm tại Công ty của Chúng ta. Tuỳ theo mô hình và cách quản lý của Công ty mà sẽ có những LOẠI BÁO CÁO KHÁC NHAU. Ví dụ như báo cáo thu chi, Báo cáo tiền gửi ngân hàng, Báo cáo phân tích chi phí, Báo cáo công nợ theo hoá đơn, Báo cáo công nợ theo tuổi nợ…)

Download file theo dõi sổ sách nội bộ tại đây: So Sach Noi Bo Thuong Mai

1. Công việc cho 02 phân hệ: 1 công nợ vào + 1 công nợ ra

– Thiết kế 01 phân hệ nhật ký mua hàng
– Thiết kế 01 phân hệ nhật ký bán hàng
– Báo cáo được nhập xuất tồn đến thời điểm bán hàng
– Báo cáo tổng hợp công nợ đến thời điểm bán hàng
– Xem được công nợ chi tiết

2. Thực hành trên phần mềm excel này như sau:

Bước 1: Khai báo thông tin Doanh nghiệp
– Chọn lịch năm tài chính1

– Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp2

– Giao diện Menu chính của phần mềm: muốn đi tới sheet nào ta chỉ cần bấm vào đây.3

Bước 2: Tiến hành nhập dữ liệu phát sinh mua hàng như sau:

Ngày 23/01/2015 nhận được một hóa đơn số 63 xuất ngày 23/01/2015 của Công ty TNHH TV DV Thủy Nguyên với nội dung “ Văn phòng phẩm kèm bảng kê “ và phiếu giao hàng số 1501-D073 ngày 23 tháng 01 năm 2015.

  • Trước tiên ta sẽ vào sheet NXT kho để đặt mã Hàng Hóa, nhập tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng tương ứng với Mã HH vừa đặt.4 5

– Nhập đơn giá bán ra
– Nhập số lượng tồn đầu kỳ (tồn kho cuối của kỳ trước nếu có)6

Lưu ý:
+ Khi ta thực hiện trên sheet Nhật ký bán hàngNhật ký mua hàng thì số lượng hàng hóa mua vào bán ra cũng sẽ được hiển thị Nhập trong kỳ- Xuất trong kỳ của sheet NXT này.
+ Bảng này cũng là bảng tổng hợp nhập xuất tồn dùng để báo cáo hàng tồn kho cuối kỳ.

  • Sau đó ta vào sheet Danh Mục Khách Hàng. Trong sheet này có 2 mục riêng biệt.

1. Danh mục người mua (TK 131- Phải thu khách hàng)
2. Danh mục khách hàng bán (TK 331-Phải trả người bán)

Ở nghiệp vụ này ta có hóa đơn mua VPP của Cty Thủy Nguyên, ta đặt mã KH tại Danh mục người bán (TK 331), ghi số nợ đầu kỳ (của kỳ trước chuyển qua nếu có).7

Lưu ý:
+ Nếu trong kỳ ta có phát sinh mua vào và thanh toán thì phần công nợ phát sinh trong kỳ sẽ hiện ra. nếu trong kỳ chưa thanh toán hết, cuối kỳ sẽ hiển thị phần còn nợ cuối kỳ là bao nhiêu.
+ Bảng này cũng là bảng báo cáo công nợ cuối kỳ cho công tác quản trị

  • Tiếp theo bấm vào sheet Nhật ký mua hàng: để nhập dữ liệu của hóa đơn văn phòng phẩm số 63 của Cty Thủy Nguyên.8

o Tại phần Chứng từ:
– Cột Số HĐ: nhập số hóa đơn 63 vào cột số HĐ
– Cột Phiếu chi tiền ghi số phiếu chi nếu ta nhận hóa đơn và thanh toán luôn, không thì để trống phiếu chi đó.
– Ngày ghi sổ: là ngày ghi trên hóa đơn
– Nhập kho: ghi số phiếu nhập kho
o Mã Hàng Hóa: nhập Mã HH trên phiếu giao hàng kèm theo hóa đơn. Ở phần mềm này đã thiết kế sẵn List mã hàng cho các bạn chọn từ sheet Danh Mục Hàng Hóa
o Tên hàng hóa và ĐVT: phần mềm đã cài sẵn công thức dò tìm => tự động nhảy
o Số lượng nhập: nhập số lượng hàng hóa trên phiếu giao hàng.
o Thành tiền
– Tại cột Mua vào (Nợ phải trả): ta nhập giá thành tiền trên phiếu giao hàng, nếu đơn giá trên phiếu giao hàng đã bao gồm VAT thì ta chia ngược lại cho 1.1 để ra giá chưa VAT. Sau đó tại cột Đơn giá nhập: phần mềm đã cài sẵn công thức sẽ tự động tính .
o Tiếp theo tại Cột Tên hàng hóa, dòng cuối sau khi nhập hết tất cả các mặt hàng ghi: Thuế GTGT của hóa đơn số 3. Tại dòng này tương ứng cột Mua vào (Nợ phải trả) ghi số thuế VAT 10% của hóa đơn này vào.9

o Sau khi ta nhập số lượng, đơn giá của từng mặt hàng trong sheet Nhật ký mua hàng thì bên sheet NXT kho cũng tự động số lượng và thành tiền nhập kho trong kỳ.10

o Tại cột Thanh toán: là số tiền thanh toán cho nhà cung cấp theo từng đợt hoặc 1 lần trả đủ. Ở đây đến ngày 25/01/2015 mới thanh toán 1.000.000 đồng thì ta điền con số 1.000.000 đồng tại cột thành tiền.

Tại cột Ngày ghi sổ ta ghi ngày thanh toán tiền và tại cột Mã hàng hóa ta ghi nội dung là thanh toán tiền hóa đơn số 63 lần 1.11

o Cột Hàng bán trả lại: nhập số tiền hàng bán bị trả lại (nếu có)12

o Tại cột Mã khách hàng: nhập mã KH của nhà cung cấp đã đặt tại sheet Công nợ khách hàng.13

o Cột Thông tin khách hàng: phần mềm đã cài sẵn công thức, sau khi nhập Mã KH, cột này sẽ tự động nhảy dữ liệu

o Tại Cột Kiểm tra số lượng và công nợ cuối kỳ:

– Cột Số lượng: trống do phần sau khi ta xuất bán hết thì không còn tồn cuối kỳ nữa.14

– Cột Công nợ: hiển thị số tiền chưa thanh toán. Ở đây theo hóa đơn ta phải trả cho nhà cung cấp là 1.045.000 nhưng ta chỉ thanh toán 1.000.000 vì vậy phần công nợ còn lại thể hiện là 45.000.15

– Vào sheet Sổ chi tiết 331, tại ô Số hiệu chọn mã nhà cung cấp để xem công nợ chi tiết. Khi ta nhập mã 331-TN tại ô số hiệu, bảng tính excel sẽ cho ta thấy dữ liệu công nợ mua vào và ngày thanh toán tiền hàng. Ở sheet này cho ta thấy được chi tiết công mua vào, thanh toán và số nợ còn lại là bao nhiêu tương ứng với từng mã nhà cung cấp.16

  • Tại sheet In Phiếu Nhập Kho: nhập số phiếu nhập kho trong kỳ, giá nhập kho là giá chưa bao gồm VAT.17
  • Tại sheet In phiếu chi tiền: nếu thời điểm nhận hóa đơn ta thanh toán luôn tiền hàng thì tại cột Phiếu chi tiền trong sheet Nhật ký mua hàng ta nhập mã PC, không thì để trống nếu thanh toán từng lần, sau đó qua sheet In phiếu chi tiền ta chỉ cần chọn mã phiếu chi tương ứng và in ra.18
  • Tại sheet In Báo cáo Nhật ký mua: chỉ cần nhập ngày mua hàng trong ô Báo cáo mua hàng, lập tức bảng excel sẽ hiện ra kết quả trong ngày đó có những mặt hàng nào phát sinh mua trong ngày.19

Như vậy đến đây ta đã hoàn tất thủ tục của kế toán công nợ mua vào.

Bước 3 : Nhập dữ liệu phát sinh bán hàng

Ngày 24/01/2015, xuất bán đơn hàng văn phòng phẩm vừa nhập kho ngày 23/01/2015 cho công ty Liên Nha, ta tiến hành nhập dữ liệu như sau:

Tương tự như sheet Nhật ký mua hàng: ta cũng nhập chứng từ số hóa đơn bán ra, ngày xuất hóa đơn, đặt mã phiếu thu tiền (nếu ta bán hàng thu tiền liền).

Nhập mã hàng hóa bán ra, số lượng xuất bán, đơn giá bán = nợ phải thu của hóa đơn, thu tiền = số tiền thanh toán theo hóa đơn.20

o Tại cột hàng bán bị trả lại, nếu trong kỳ có phát sinh nghiệp vụ này thì ta làm thêm 1 dòng nữa ghi mã HH , số lượng, số tiền của hàng bán bị trả lại sẽ được ghi vào cột hàng bán bị trả lại.21

o Phần Giá vốn:
– Cột Đơn giá vốn: tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền (phần mềm đã lập sẵn công thức, dò tìm đơn giá bình quân từ bảng NXT)22

– Cột Thành tiền giá vốn: Số lượng x Đơn giá vốn23

o Cột Nơi giao hàng: ta nhập địa chỉ giao hàng cho khách hàng.24

o Cột Mã KH: ta nhập mã KH bán ra đã đặt tại sheet Công nợ khách hàng.2526

o Tại cột Kiểm tra số lượng tồn kho và công nợ, do ta đã xuất bán hết số lượng trong kho nên tồn cuối kỳ =0, công nợ cũng thu đủ tiền của khách hàng nên cuối kỳ = 0.27

  • Tương tự ta vào sheet Sổ chi tiết 131, nhập mã KH, xem chi tiết công nợ của từng khách hàng.28
  • Vào sheet In phiếu xuất kho: nhập số phiếu xuất kho29
  • Sheet Phiếu giao hàng: Nhập mã phiếu xuất kho30
  • Sheet In phiếu thu tiền: nhập mã phiếu thu nếu thu tiền liền, excel sẽ thể hiện trên phiếu thu tiền chi tiết những mặt hàng mua vào.31
  • In báo cáo nhật ký bán: Nhập ngày bán hàng, excel sẽ tự động cho ra những danh mục hàng hóa phát sinh bán trong ngày hôm đó.32

Đến đây là ta đã hoàn tất công việc kế toán bán hàng gồm theo dõi công nợ bán ra, thời điểm thu tiền khách hàng, Xuất kho bán hàng, phiếu xuất kho, công nợ, phiếu chi tiền.

Bước 4 : KIỂM TRA LẠI NHẬP XUẤT TỒN KHO, CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG VÀ BÁO CÁO LÃI LỖ.

  • Ta vào sheet NXT kho để kiểm tra xem số lượng hàng mua vào bán ra trong kỳ và số lượng tồn kho cuối kỳ còn lại là bao nhiêu. Nhớ là ta phải nhập kho hàng hóa trước sau đó mới xuất bán để tránh bị âm kho. Đồng thời kiểm soát được lượng hàng hóa, báo cáo tồn kho mỗi ngày để tránh bị tồn kho ảo, âm kho ….33
  • Tại sheet Công nợ khách hàng: Hiển thị những khách hàng nào còn nợ hay ta nợ nhà cung cấp còn lại là bao nhiêu tiền.34
  • Tại sheet Thu-Chi khác: Phần thu chi không có chứng từ hóa đơn, dịch vụ chi ngoài như chi vận chuyển xe ôm, ba gác, ….35
  • Sheet Báo cáo lãi lỗ: tổng hợp phần doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, phải trả và số tiền hàng tồn kho cuối kỳ.36

Tới đây là ta đã hoàn tất cho việc báo cáo nội bộ về nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, hàng tồn kho, theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp báo cáo lãi/ lỗ trong kỳ.

Nguồn: Makeno Hien và Chudinhxinh

CPA; CPT Bùi Tấn Hải
Tác giả của các bộ sách KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH

  1. Bộ Tự học kế toán tại nhà CẦM TAY CHỈ VIỆC
  2. Bộ Bài tập và bài giải xuyên suốt 1 công ty sản xuất 1 sản phẩm có hình ảnh minh hoạ
  3. Bộ Lập báo cáo tài chính và thực hành khai báo thuế bằng HÌNH ẢNH MINH HOẠ
  4. Bộ Chứng từ thực tế của Công ty và hướng dẫn thực hành kế toán trên phần mềm MISA

Công Ty Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán Thuế An Tâm
Địa chỉ: 243/9/5 Tô Hiến Thành, phường 13, quận 10, Tp.HCM
Điện thoại: (08) 62909310 – (08) 62909311 – 0933.72.3000 – 0988.72.3000-0914540423
Website: www.antam.edu.vn – Email: info@antam.edu.vnhttp://sachketoan.net/


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k

CHIA SẺ