HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

Văn bản pháp luật:

  • Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn quy định về quản lý hóa đơn.
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về khởi tạo hóa đơn điện tử.
  • Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 sửa đổi bổ sung một số điều của thông tư về thuế trong đó có thông tư 39.
  • Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi bổ sung một số điều của thông tư về thuế trong đó có thông tư 39.
  • Văn bản hợp nhất số 17/VBHN-BTC ngày 17/06/2015 của 3 thông tư 39;119 và TT26.
  • Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

Giảm 980,000₫ 

Câu hỏi: Doanh nghiệp đã thông báo phát hành nhưng trong kỳ không sử dụng hóa đơn có phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không? Doanh nghiệp nào báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Qúy, doanh nghiệp nào báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng và hạn nộp là ngày bao nhiêu?

Trả lời:

Theo Điều 27 của TT39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (Về hóa đơn) Và Khoản 4 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi khổ 2 Điều 27 Thông tư 39 quy định như sau:

  • Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
  • Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0).
  • Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Mức phạt khi nộp chậm hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

Kể từ ngày 02/03/2014 theo Điều 13 Thông tư Số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ tài chính quy định về mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cụ thể như sau:

1. Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi:

  • Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
  • Và Doanh nghiệp phải lập và gửi lại báo cáo cho cơ quan thuế. Trường hợp DN phát hiện sai sót và lập lại báo cáo thay thế đúng gửi cơ quan thuế trong thời hạn nộp thì không bị xử phạt.

2. Đối với hành vi vi phạm về nộp báo cáo THSDHD gửi cơ quan thuế:

  • Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp chậm từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 5.
  • Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp chậm từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10 và có tình tiết giảm nhẹ.
  • Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu nộp chậm sau 10 ngày.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. (được tính sau 20 ngày)

  • Mẫu biểu kê khai theo tháng và theo quý thì giống nhau đều sử dụng Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)1

Hướng dẫn kê khai mẫu BC26/AC trên theo từng chỉ tiêu như sau:

I) Thông tin chung

  • Các thông tin kê khai theo đăng ký thuế, gồm các thông tin sau:
  • Chỉ tiêu [1] Tên tổ chức, cá nhân
  • Chỉ tiêu [2] Mã số thuế
  • Chỉ tiêu [3] Địa chỉ
  • Người đại diện theo pháp luật; Hoặc cấp phó của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp người đại diện theo pháp luật giao cho cấp phó của mình ký thay (thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách);
  • Ngày lập báo cáo: kê khai theo định dạng ngày/tháng/năm nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.
  • Người lập biểu: kê khai họ và tên người lập biểu

II) Thông tin chi tiết:

1. Chỉ tiêu [1]số thứ tự: kê khai số thứ tự tăng dần
2. Chỉ tiêu [2] tên loại hóa đơn: Tên hóa đơn đơn vị đang sử dụng; Hóa đơn giá trị gia tăng; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Vé xe khách…
3. Chỉ tiêu [3] Ký hiệu mẫu hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn ( một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu ). Cụ thể:

  • Ký hiệu mẫu hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 89/2002/NĐ-CP :
    01GTKT-3LL; 01GTKT-3LL-01; 03PXK-3Ll; 02GTTT-3LL…
  • Ký hiệu mẫu hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
    01GTKT3/001; 02GTTT3/001; 03XKNB3/001…

4. Chỉ tiêu [4] Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm phát hành hóa đơn:
Ví dụ:

  • Ký hiệu hóa đơn theo quy định tại Nghị định 89/2002/NĐ-CP: AA/2010B, AB/2009B; AH/2005T; …
  • Hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

– Đối với hóa doanh nghiệp tự in, đặt in thì nhập ký hiệu hóa đơn tương tự như Thông báo phát hành: AB/11P; AQ/11T; QH/11E….
– Đối với hóa đơn mua của CQT thêm 02 ký tự đầu ký hiệu gọi là mã hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành. 01AA/11P…. (hóa đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành)

5. Số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ:

Chỉ tiêu [5] (Tổng số): Chỉ tiêu này tự động: Tính theo công thức [5] = (([7] – [6]) + 1) + (([9] – [8]) + 1)

  • Số tồn đầu kỳ: Cột số 6 và cột số 7 lấy số liền tồn của cuối tháng trước hoặc cuối quý trước để ghi vào
  • Số mua/ phát hành trong kỳ: Cột số 8 và cột 9 là số hóa đơn mà đơn vị mua phát hành trong quý hoặc trong tháng báo cáo

Chú ý: Nếu trên cùng một dòng thì Từ số – Đến số phải kê khai liên tiếp, nếu không liên tiếp thì phải tách dòng.

Lưu ý: Số mua/phát hành trong kỳ (chỉ tiêu [8]: [9] ): Được tính trên báo cáo là số hóa đơn đơn vị đã mua/ thông báo phát hành với cơ quan thuế theo ngày đơn vị mua/ký thông báo phát hành gửi cơ quan thuế không được tính theo ngày đơn vị bắt đầu sử dụng.

Ví dụ: Ngày mua/ký thông báo phát hành: 26/3/2011;
Ngày bắt đầu sử dụng: 01/04/2011.=>Số mua/phát hành trong kỳ được tính trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I/2011.

6. Số sử dụng, xoá bỏ, mất, huỷ trong kỳ

Từ cột số 10 đến cột số 12 là phần mềm HTKK tự động tính cho chúng ta dựa trên số liệu của cột 13 (số lượng hóa đơn đã sử dụng).+14 (số lượng xóa bỏ)+16 (số lượng mất)+18 (số lượng hủy)

a. Số lượng đã sử dụng: Chỉ tiêu [13] (Số lượng đã sử dụng): là số lượng hóa đơn đã lập (không bao gồm số lượng xoá bỏ, mất, huỷ trong kỳ) và nhỏ hơn hoặc bằng chỉ tiêu [5] (Tổng số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ).

b. Số xoá bỏ

  • Chỉ tiêu [14] (Số lượng): số lượng các hóa đơn xoá bỏ trong quý hoặc tháng. Cột này tự động sau khi chúng ta kê khai vào cột số 15.
  • Chỉ tiêu [15] (Số): kê các số hóa đơn lập sai phải xoá bỏ không giao cho khách được trong kỳ và nằm trong khoảng của chỉ tiêu {[10], [11]} và không được trùng nhau, giao nhau

Lưu ý: Số hóa đơn xoá bỏ được kê khai trong chỉ tiêu [15] bao gồm:
– Số hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua phát hiện sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
– Số hóa đơn đã lập và giao cho người mua, phát hiện sai phải huỷ bỏ, ngưòi bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Người bán gạch chéo các liên và lưu số hóa đơn đã lập.

c. Hóa đơn mất (hoặc cháy, hỏng):

  • Chỉ tiêu [16] (Số lượng): số lượng các hóa đơn mất (hoặc cháy, hỏng) trong quý hoặc tháng, cột này là tự động sau khi chúng ta ghi vào cột số 17
  • Chỉ tiêu [17] (Số): kê các số hóa đơn bị mất (hoặc cháy, hỏng) trong quý và nằm trong khoảng của chỉ tiêu {[10], [11]} và không được trùng nhau, giao nhau

d. Hóa đơn huỷ:

  • Chỉ tiêu [18] (Số lượng): số lượng các hóa đơn huỷ trong quý hoặc tháng, cột này là tự động sau khi chúng ta ghi vào cột số 19
  • Chỉ tiêu [19] (Số): kê các số hóa đơn huỷ trong quý và nằm trong khoảng của chỉ tiêu {[10], [11]} và không được trùng nhau, giao nhau.

Lưu ý: Số hóa đơn hủy được kê khai trong chỉ tiêu [19] bao gồm:
– Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
– DN có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn.
– Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

– Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, DN phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày.
– Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán. (Theo điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC)

Chú ý: Cách kê khai các chỉ tiêu [15], [17], [19]:

  • Trong cùng một loại hóa đơn, mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn thì dữ liệu giữa các dòng không được giao nhau, trùng nhau.
  • Nếu là các Số không liên tiếp kê khai dưới dạng liệt kê thì được ngăn cách nhau bằng dấu (;)
    Ví dụ: 0000008;0000012;0000022 (3 số)
  • Nếu là các số liên tiếp trong 1 khoảng thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu (-).
    Ví dụ: 0000051-0000100 (50 số)

7. Tồn cuối kỳ

Cột 20;21;22 được tự động tính sau khi chúng ta nhập hết dữ liệu Tồn đầu kỳ (cột 6;7); Số mua, phát sinh trong kỳ (cột 8,9); Số sử dụng, xóa bỏ, mất hủy (Cột 10;11;12) => Phần mềm tự động tính ra số tồn cuối kỳ.

Lưu ý:
Số hóa đơn trên các chỉ tiêu sau: [6]; [7]; [8] ;[9]; [10 ]; [ 11]; [ 15]; [ 17]; [19]; [ 20 ]; [ 21]. NNT phải kê khai đủ 7 ký tự

VD: Số hóa đơn 0000001-> kê khai trên báo cáo là 0000001;
Số hóa đơn 0001000 -> kê khai trên báo cáo là 0001000;

Ví dụ cụ thể BCTHSDHD và làm bằng hình ảnh minh họa :

Anh chị hãy lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của Quý 2/2013 của Công ty ABC có MST là 0301795712, địa chỉ tại 45 Mạc Đĩnh Chi, Quận 1, Tp.HCM. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK. Biết:

• Tồn đầu kỳ với mẫu hoá đơn là 01GTKT3/001; ký hiệu hoá đơn TH/12P với còn lại hoá đơn là từ 0000025-0000050;
• Trong kỳ (quý 2/2013) có mua 3 quyển hoá đơn GTGT với mẫu là 01GTKT3/001 ; ký hiệu hoá đơn TH/13P; và số hoá đơn từ 0000001-0000150
• Số hoá đơn sử dụng trong kỳ như sau:

Đã sử dụng hết 26 tờ hoá đơn của đầu kỳ Quý 2/2013 (Tức là sử dụng hết mẫu hoá đơn là 01GTKT3/001; ký hiệu hoá đơn TH/12P với còn lại hoá đơn là từ 0000025-0000050 ). Đồng thời sử dụng mẫu hoá đơn mua vào (Tức là sử dụng mẫu hoá đơn mà có ký hiệu TH/13P) trong kỳ là 23 tờ (0000001-0000002; và từ 0000004-000006; và từ 0000008-0000025) và mất 2 tờ hoá đơn 0000003 và 1 tờ hoá đơn 0000007).
• Người ký trên Tờ khai là Nguyễn Văn Tèo Em; Người lập biểu là Nguyễn Văn A

Giải:

Bước 1: Chọn biểu tượng HTKK trên màn hình

2

Bước 2:Nhập mã số thuế vào ô màu đỏ, Nhấn Đồng ý

3

Bước 3: Nhập các thông tin của doanh nghiệp

4

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trên, bấm nút Ghi, phần mềm báo Đã ghi dữ liệu thành công -> Đóng

Bước 4: Trở lại màn hình chính của HTKK, vào mục Hóa đơn chọn Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)

5

Bước 5: Chọn kỳ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Qúy 2/2013 -> Đồng ý

7

Bước 6: Thực hiện kê khai vào từng chỉ tiêu theo hướng dẫn cách kê khai như trên, và kết quả ra như bảng dưới đây.

8

Nhấn nút Ghi, phần mềm ghi dữ liệu thành công sau đó kết xuất ra file XML và nộp qua mạng cho cơ quan thuế

Lưu ý: Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hoá đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hoá đơn. Cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hoá đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, huỷ và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hoá đơn chi tiết (từ số…đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.

  • Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp dịch vụ viễn thông; điện, nước;Ngân hàng; Vận tải hành khách như sau:9

Hướng dẫn mẫu biểu BC26/AC trên như sau:

Mã loại hóa đơn: các bạn chọn mã loại hóa đơn gồm các mã loại sau: 01GTKT; 02GTTT; 03XKNB; 04HGDL; 07KPTQ
Tên hóa đơn (cột 2): tự động nhảy khi bạn chọn mã loại
Ký hiệu mẫu (cột 3): thì bạn thêm vào chỗ đủ 11 ký tự: ví dụ 01GTKT3/001
Hình thức hóa đơn(cột 4): các bạn chọn hình thức gồm có 3 chữ: P;E;T
Số lượng tồn đầu kỳ (cột 5): lấy số lượng tồn cuối của quý trước để ghi vào
Số lượng mua, phát hành trong kỳ (cột 6): số lượng hóa đơn mà tăng trong quý
Sử dụng (cột 7): số đã sử dụng mà không kể xóa bỏ, hủy và mất hóa đơn.
Xóa bỏ (cột 8): Là hóa đơn viết sai và xóa bỏ và viết lại hóa đơn mới cho khách hàng
Mất (cột 9): Lấy toàn bộ hóa đơn mà bị mất để ghi vào đây
Hủy (cột 10): là hóa đơn mà hủy tức là không phải sử dụng và không phải xóa bỏ. Các bạn xem bài phân biệt giữa hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy để ghi vào cột này.
Cộng (cột 11): Cộng tổng cộng từ cột 7 đến cột 10
Tồn cuối kỳ (cột 12): Cột 5 (tồn đầu kỳ)+Cột 6(mua trong kỳ)-Cột 11 (số lượng sử dụng+mất+xóa bỏ+hủy)

Ví dụ: Minh họa cho trường hợp trên như sau:

Các bạn hãy làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 2/2014 của Cty vận tại hành khách abc với mã số liệu là 0301795712 với ngày lập báo cáo sử dụng hóa đơn là ngày 20/7/2014. Biết số liệu như sau:

• Người đại diện theo pháp luật : Nguyễn Văn Tèo Em
• Người lập biểu: Huỳnh Trung Cang
• Số lượng tồn quý 1/2014 là 150 tờ (từ 0000001-0000150).
• Số lượng phát trong trong quý 2/2014 là 300 tờ (từ 0000151-0000450)
• Số lượng sử dụng trong kỳ 200 tờ (từ tờ hóa đơn 0000001-0000200)
• Số lượng mất là 2 tờ (0000201 và 0000202)
• Số lượng xóa bỏ 1 tờ (0000203)

Yêu cầu: Các bạn hãy lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của công ty trên.

Giải

Bước 1: Chọn Thẻ hóa đơn, chọn Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như dưới

8

Bước 2: Chọn quý 2/2014 như hình bên dưới

9

Bước 3: Thực hiện kê khai theo hướng dẫn trên và kết quả như sau:

10

Nhấn nút Ghi, phần mềm ghi dữ liệu thành công sau đó kết xuất ra file XML và nộp qua mạng cho cơ quan thuế

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Anh chị hãy lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của Quý 2/2015 của Công ty ABC có MST là 0301795712, địa chỉ tại 45 Mạc Đĩnh Chi, Quận 1, Tp.HCM. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK. Biết:

• Tồn đầu kỳ với mẫu hoá đơn là 01GTKT3/001; ký hiệu hoá đơn TH/14P với còn lại hoá đơn là từ 0000025-0000050;
• Trong kỳ (quý 2/2015) có mua 3 quyển hoá đơn GTGT với mẫu là 01GTKT3/001 ; ký hiệu hoá đơn TH/15P; và số hoá đơn từ 0000001-0000150
• Số hoá đơn sử dụng trong kỳ như sau:
Đã sử dụng hết 26 tờ hoá đơn của đầu kỳ Quý 2/2015 (Tức là sử dụng hết mẫu hoá đơn là 01GTKT3/001; ký hiệu hoá đơn TH/14P với còn lại hoá đơn là từ 0000025-0000050 ). Đồng thời sử dụng mẫu hoá đơn mua vào (Tức là sử dụng mẫu hoá đơn mà có ký hiệu TH/15P) trong kỳ là 23 tờ (0000001-0000002; và từ 0000004-000006; và từ 0000008-0000025) và mất 2 tờ hoá đơn 0000003 và 1 tờ hoá đơn 0000007).
• Người ký trên Tờ khai là Nguyễn Văn Tèo Em;
Sau khi làm xong anh chị hãy kết xuất ra file XML và lưu để khai qua mạng

Chúc các bạn học tốt, hy vọng bài viết này sẽ giúp cho các bạn tự tin khi kê khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp của mình


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k