Hướng dẫn báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

• Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn quy định về quản lý hóa đơn.
• Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi bổ sung một số điều của thông tư về thuế trong đó có thông tư 39
• Văn bản hợp nhất số 17/VBHN-BTC ngày 17/06/2015 của 3 thông tư 39;119 và TT26

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

Giảm 980,000₫ 

Câu hỏi:
Khi doanh nghiệp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì phải làm thủ tục báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn như thế nào, hồ sơ bao gồm những gì và mức phạt như thế nào?

Trả lời:

Theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn để được kê khai khấu trừ thuế và kê khai vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì tiến hành xử lý như sau:

  • Bên nào làm mất thì bên đó làm thông báo BC21/AC gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý
  • Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản
  • Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
  • Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Trường hợp bên bán làm mất hóa đơn:
Mất khi chưa thông báo phát hành: (Căn cứ vào khoản 3 , Điều 7 TT 10/2014/TT-BTC)

+ Không xử phạt nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành được khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

+ Phạt cảnh cáo nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và có tình tiết giảm nhẹ; Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

+ Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng nếu việc mất, cháy, hỏng, hóa đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế sau ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.”

Ví dụ: Kế Toán An Tâm đặt in 02 cuốn hóa đơn, và phát hiện mất khi chưa làm thông báo phát hành. Và An Tâm đã thông báo với cơ quan thuế trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày PHÁT HIỆN mất hóa đơn thì không bị phạt;

Chú ý: Nhiều bạn kế toán thắc mắc, nếu mất hóa đơn nhiều ngày rồi nhưng khai báo vừa mất thì không bị phạt có được không? Nếu mất hóa đơn trong trường hợp bị thiên tai, lũ lụt thì xác định được. Mặt khác nếu mất không phải trường hợp đó thì rất khó có thể có căn cứ mất từ ngày nào. Do vậy, căn cứ vào Thông tư ta có thể định hướng XỬ LÝ MẤT HÓA ĐƠN trong vòng 05 ngày. ==> Không bị phạt;

Mất khi đã thông báo phát hành: Căn cứ vào Khoản 4, Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC như sau:
+ Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc làm mất liên 2 đã lập nhưng NGƯỜI MUA CHƯA NHẬN được thì áp dụng mức phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng
+ Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
+ Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ) thì chỉ bị phạt cảnh cáo không bị phạt tiền.
+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai hỏa hoạn thì không bị phạt
+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.
+ Doanh nghiệp làm mất liên 1, liên 3 đã lập thì bị xử phạt theo Khoản 1, điều 12, Nghị định 105/NĐ/2013/CP quy định phạt tiền từ 500.000 đồng-1.000.000 đồng
+ Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.

  • Trường hợp bên mua làm mất hóa đơn:
    Khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC quy định

+ Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn.
+ Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
+ Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.

Phân tích: Mất hóa đơn, các bạn sẽ bị xử phạt theo số lần thông báo mất chứ không căn cứ vào số lượng hóa đơn bị mất.

Ví dụ :
– Ngày 01/10/2015 bạn phát hiện mất hóa đơn mua vào số 0000001, bạn làm báo cáo và nộp phạt
– Ngày 08/10/2015 bạn lại phát hiện mất hóa đơn mua vào số 0000004 và bạn lại làm báo cáo và nộp phạt tiếp.
– Nhưng NẾU NHƯ ngày 10/10/2015 bạn mới phát hiện bị mất hóa đơn 0000001 và 0000004 bạn làm báo cáo 1 lần và chỉ bị phạt 1 lần. => Rất khó để cơ quan thuế đủ căn cứ xác định bạn gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo => Bạn hãy vận dụng tốt điều này để bị phạt ít nhé.

+ Trường hợp mất cháy hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ 3 do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này

+ Trường hợp mất cháy hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật kế toán

Phân tích:
Bên bán làm mất liên 2, bị phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 nhưng nếu bên mua làm mất liên 2, chỉ bị phạt từ 2.000.000đến 4.000.000. Bạn có thể vận dụng tốt điều này để bị phát ít hơn nhé.

Sau đây Kế toán An Tâm sẽ hướng dẫn các bạn lập Báo cáo mất, cháy hỏng hóa đơn trên HTKK và kê khai qua mạng như sau:

Hướng dẫn kê khai các chỉ tiêu trên mẫu BC21/AC

1

  • Ngày, giờ mất, cháy, hỏng hóa đơn: Nhập giờ, phút, ngày mất, cháy, hỏng hóa đơn.
  • Chỉ tiêu [1] – STT: kê khai số thứ tự tăng dần
  • Chỉ tiêu [2] – Mẫu hóa đơn: Mẫu hóa đơn đơn vị sử dụng (01GTKT, 02GTTT, 03XKNB,…)
  • Chỉ tiêu [3] – Tên loại hóa đơn: Tên loại hóa đơn tương ứng với mã loại hóa đơn (01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng, 03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,…)
  • Chỉ tiêu [4] – Mẫu số: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu ). Cụ thể: 01GTKT3/001; 02GTTT3/001; 03XKNB3/001…
  • Chỉ tiêu [5] – Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm phát hành hóa đơn: AT/15P; AA/14P; MB/15P….
    – Đối với hóa doanh nghiệp tự in, đặt in thì nhập ký hiệu hóa đơn tương tự như Thông báo phát hành: AB/11P; AQ/11T; QH/11E….
    – Đối với hóa đơn mua của CQT thêm 02 ký tự đầu ký hiệu gọi là mã hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành. 01AA/11P…. (hóa đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành)
  • Chỉ tiêu [6] – Từ số: Nhập Số hóa đơn mất, cháy, hỏng.
  • Chỉ tiêu [7] – Đến số: Nhập Số hóa đơn mất, cháy, hỏng
  • Chỉ tiêu [8] – Số lượng: Không cần nhập, phần mềm tự tính
  • Chỉ tiêu [9] – Liên hóa đơn: Nhập liên hóa đơn bị mất, cháy, hỏng (Ví dụ: làm mất cả 3 liên hóa đơn thì nhập là “1;2;3”)
  • Chỉ tiêu [10] – Ghi chú: chọn 1 trong các dòng sau
    – Mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào
    – Mất, cháy, hỏng hóa đơn chưa BC sử dụng
    – Mất, cháy, hỏng hóa đơn đã BC sử dụng
  • Bấm F5 để thêm dòng và bấm F6 để xóa dòng
  • Lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn: Nhập nguyên nhân xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn. (Ví dụ: để quên không nhớ rõ)
  • Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên người đại diện pháp luật của đơn vị
  • Ngày lập báo cáo: Nhập ngày, tháng, năm lập báo cáo
    Ví dụ lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn bằng hình ảnh minh họa
    Công ty ABC có MST là 0301795712, địa chỉ tại 45 Mạc Đĩnh Chi, Quận 1, Tp.HCM. Trong tháng 06/2015, công ty phát hành 3 quyển hoá đơn GTGT với mẫu là 01GTKT3/001: ký hiệu hoá đơn TH/15P; và số hoá đơn từ 0000001-0000150. Với ngày thông báo phát hành hóa đơn là ngày 09/06/2015. Ngày 14/6/2015 là ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.
    Trong tháng 6/2015 Công ty bị mất 2 tờ hoá đơn đầu ra: 0000003 và 0000007mất cả 3 liên chưa sử dụng của mẫu là 01GTKT3/001. Anh chị hãy kê khai báo cáo BC21. Ngày 30/06/2015 đơn vị báo mất hóa đơn. Với ký hiệu hóa đơn là TH/15P. Lý do mất hóa đơn là: để quên không nhớ rõ.
    Biết rằng: Công ty TNHH ABC do Chi Cục Thuế Quận 1 quản lý. Người ký tờ khai là Nguyễn Văn Tèo Em
  • Cách làm:
    Bước 1: Chọn biểu tượng HTKK trên màn hình2

Bước 2: Nhập mã số thuế vào ô màu đỏ, Nhấn Đồng ý

3

Bước 3: Vào mục Hóa đơn chọn Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC):

1

Bước 4: Sau khi chọn màn hình hiển thị ra mẫu sau, kê khai các thông tin vào các chỉ tiêu như hướng dẫn trên:

1

Nhấn nút Ghi, phần mềm ghi dữ liệu thành công sau đó kết xuất ra file XML và nộp qua mạng cho cơ quan thuế.

BÀI TẬP THỰC HÀNH:

Công ty ABC có MST là 0301795712, địa chỉ tại 45 Mạc Đĩnh Chi, Quận 1, Tp.HCM. Trong tháng 06/2015, công ty phát hành 3 quyển hoá đơn GTGT với mẫu là 01GTKT3/001: ký hiệu hoá đơn TH/15P; và số hoá đơn từ 0000001-0000150. Với ngày thông báo phát hành hóa đơn là ngày 09/06/2015. Ngày 14/6/2015 là ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Trong tháng 6/2015 Công ty bị mất 2 tờ hoá đơn đầu ra: 0000003 và 0000007 mất cả 3 liên chưa sử dụng của mẫu là 01GTKT3/001. Anh chị hãy kê khai báo cáo BC21. Ngày 30/06/2015 đơn vị báo mất hóa đơn. Với ký hiệu hóa đơn là TH/15P. Lý do mất hóa đơn là: để quên không nhớ rõ.

Biết rằng: Công ty TNHH ABC do Chi Cục Thuế Quận 1 quản lý. Người ký tờ khai là Nguyễn Văn Tèo Em

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn một phần nào đó trong việc xử lý các tình huống mất, cháy, hỏng hóa đơn như thế nào và cách lập báo cáo gửi cho cơ quan thuế.


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k

CHIA SẺ