Cách sử dụng tài khoản Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Cách sử dụng tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Một số nghiệp vụ liên quan đến trường hợp này để xem và vận dụng

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

Giảm 980,000₫ 

1.1 Cách sử dụng tài khoản chi phí bán hàng (TK 641)

 TK 641 (6411, 6412, 6413; 6414; 6415; 6417; 6418): là những khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng thì chúng ta hạch toán hết vào đây. Ví dụ khi khi bán hàng thì chúng ta tốn những khoản chi phí quảng cáo; Chi phí hoa hồng môi giới, ngoài ra chúng ta còn phải tốn những khoản chi phí cố định cho bộ phận bán hàng thì chúng ta cũng hạch toán vào tài khoản 641 (ví dụ chi phí tiền lương của bộ phận bán hàng; Chi phí dụng cụ của bộ phận bán hàng, chi phí tiền điện của bộ phận bán hàng).

 Tính chất của tài khoản và quy định hạch toán nợ và có của tài khoản

181182

=>Như vậy là các bạn đã biết cách sử dụng tài khoản 641 khi phát sinh những nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng rồi. Từng trường hợp sẽ có những bộ chứng từ khác nhau.

=> Khi đi làm các bạn phải hạch toán chi tiết của từng tài khoản chi phí bán hàng (Ví dụ 6411;6412;6413;6414….). để hiện rõ hơn tính chất của từng tài khoản con như thế nào thì các bạn có thể xem thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 để hiểu rõ hơn. Dưới đây chúng tôi liệt kê ra tính chất của từng tài khoản chi tiết của 641 để các bạn tiện theo dõi

– Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,… bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,…

– Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… dùng cho bộ phận bán hàng.

– Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,…

– Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,…

– Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.

– Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,…

– Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

Lưu ý: Đối với những tài khoản con nào mà chỉ đích danh cụ thể (Ví dụ 6414 là chi phí khấu hao của bộ phận kinh doanh thì khi phát sinh chi phí khấu hao thì chắc chắn 100% các bạn phải chọn 6414. Còn những tài khoản con mà không rõ ràng ví dụ như 6417 và 6418 hai tài khoản này rất chung chung làm cho ta rất khó phân biệt. Do đó, khi đi làm thực tế nếu chúng ta không phân biệt được ghi vào 6417 hoặc 6418 thì chúng ta chọn tài khoản nào cũng được không quan trọng miễn sao chúng ta chọn đúng tài khoản 641 là được rồi. Bởi vì sau này chúng ta làm phần mềm thì trong phần mềm có 1 trường cho chúng ta theo dõi chuyên về từng khoản mục phí

Dưới đây là một vài nghiệp vụ thông dụng về CHI PHÍ BÁN HÀNG mà các bạn sẽ gặp khi đi làm thực tế (CÁC BẠN THAM KHẢO THÊM TT200 để biết rõ hơn). Dưới đây là 1 số nghiệp vụ để các bạn tham khảo

 Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 334, 338,…

 Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 242.

 Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

 Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn dùng cho bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…

 Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
(Tức là trước đó đã hạch toán vào Nợ 242)

 Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

– Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:

+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có các TK 155, 156.

+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán). Xem phần kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ đã có phần trên

– Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:

+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).

+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
Có TK 711 – Thu nhập khác.

 Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

 Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có các TK 152, 153, 155, 156.

 Hoa hồng bán hàng trả cho đại lý bán đúng giá hưởng hoá hồng

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

 Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

 Bài tập và bài giải vận dụng của tài khoản 641 (CÁC BẠN THỰC HÀNH)

Tiếp theo Nghiệp vụ 4 (Các bạn thực hành phần này tại phần DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ. Bây giờ ghi lại thông tin để các bạn nắm và làm NGHIỆP VỤ 6 bên dưới): Ngày 5/1/2015 , Cty ABC bán 30 cái Laptop Lenovo Z400 cho Cty Nguyễn Kim chưa thu tiền với giá chưa VAT là 25.000.000/cái và thuế VAT là 10% (2.500.000/cái). Và giao hàng tại kho Cty Nguyễn Kim. Ngày 5/1/2015 anh Hùng nhân viên bán hàng của Cty ABC giao hàng tại kho của Cty Nguyễn Kim và bộ hồ sơ chứng từ gốc như sau:

 Hợp đồng kinh tế
 Biên bản bàn giao hàng
 Hóa đơn giá trị gia tăng

Khi đến giao hàng thì 2 bên cùng tiến hành đếm và ký nhận vào biên bản giao nhận hàng, nhân viên Hùng về Công ty ABC chuyển trả lại biên bản giao nhận hàng cho kế toán bán hàng để lưu vào bộ chứng từ kế toán bán hàng gồm có (1. Phiếu kế toán bán hàng 2. Hóa đơn GTGT; 3. Phiếu xuất kho;4.Biên bản bàn giao hàng, 5.Hợp đồng mua bán ).

 Nghiệp vụ 6 (CÁC BẠN THỰC HÀNH)

 Ngày 5/1/2015. Tiếp theo nghiệp vụ 4 như đã nói bên trên thì để bán được 30 cái laptop Lenovo Z400 thì Cty ABC phải trả hoa hồng cho người giới thiệu là Anh Bình đã giới thiệu khách hàng Nguyễn Kim cho Cty ABC.

 Ngày 5/1/2015 giữa anh Bình và Cty đã ký hợp đồng hoa hồng môi giới về giới thiệu khách hàng. Trong hợp đồng có điều khoản là trả cho anh Bình 10% của trị giá hợp đồng trên giá trị chưa VAT (30*25.000.000=750.000.000) tức là 75 triệu và anh Bình phải chịu thuế TNCN là 10%*75.000.000=7.500.000 mà Cty ABC trích lại trước khi trả cho anh Bình số tiền 75 triệu -7,5 triệu=67.500.000. Và khoản tiền này sẽ trả cho anh Bình bằng tiền mặt ngay khi Cty ABC xuất hóa đơn tài chính bán Laptop Lenovo Z400 cho khách hàng Nguyễn Kim

Yêu cầu: Hãy lập chứng từ kế toán của nghiệp vụ trên và tiến hành ghi vào sổ sách kế toán có liên quan. Biết số dư đầu kỳ của TK 1111: 67.500.000

Giải:
Bước 1: Đọc và phân tích nghiệp vụ

Nghiệp vụ này liên quan đến vấn đề chi hoa hồng cho anh Bình bằng tiền mặt. Nghiệp vụ này ảnh hưởng 3 nghiệp vụ.
Nghiệp vụ 1: Ghi nghiệp vụ trả tiền cho anh Bình chưa trừ thuế TNCN

Nợ 6418: 75.000.000
Có 3388 (Anh Bình): 75.000.000

Nghiệp vụ 2: Sau đó khấu trừ thuế TNCN của anh Bình
Nợ 3388: 7.500.000
Có 3335: 7.500.000

Nghiệp vụ 3: Sau đó nghiệp vụ trả tiền cho anh Bình
Nơ 3388: 67.500.000
Có 1111: 67.500.000

Bên trên là 1 cách làm để cho nó rõ ràng. Sau này anh chị đi làm có thể tách thành 2 nghiệp vụ thôi cũng không sao. Có thể hình dung 2 nghiệp vụ:

Nghiệp vụ 1: trả tiền cho anh Bình là tiền đã trừ thuế TNCN
Nơ 6418: 67.500.000
Có 1111: 67.500.000

Nghiệp vụ thứ 2: ghi thuế TNCN
Nợ 6418: 7.500.000
Có 3335: 7.500.000

Bước 2: Lập chứng từ kế toán và chứng từ gốc. Sắp xếp thành bộ chứng từ để ghi sổ

Một: Kế toán dựa vào hợp đồng hoa hồng môi giới (Hợp đồng môi giới phòng kinh doanh lập) và hoá đơn GTGT mà Cty ABC xuất cho Nguyễn Kim, tiến hành lập chứng từ kế toán “PHIẾU KẾ TOÁN HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ HOA HỒNG”. Sau đó kẹp bộ chứng từ theo trình tự như sau: (1.PHIẾU KẾ TOÁN HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ HOA HỒNG và 2. Hợp đồng hoa hồng môi giới và Hoá đơn GTGT). Đầu tiên lập phiếu kế toán hạch toán khoản phải trả cho anh Bình, dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế ký giữa 2 bên và mà Cty

• PHIẾU KẾ TOÁN HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ HOA HỒNG (Các bạn thực hành)

183

Bài giải Phiếu kế toán hạch toán phải trả (Các bạn tham khảo)

184

• Chứng từ gốc là hợp đồng hoa hồng môi giới và hoá đơn GTGT kèm theo chứng từ kế toán là PHIẾU KẾ TOÁN HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ HOA HỒNG (Các bạn tham khảo)

185186187188189

Hai: Lập chứng từ kế toán là PHIẾU KẾ TOÁN KHẤU TRỪ THUẾ TNCN (Các bạn thực hành)

190

Bài giải Phiếu kế toán khấu trừ thuế TNCN (Các bạn tham khảo)

191

Ba: Lập chứng kế toán là PHIẾU CHI kèm theo chứng từ gốc là Hợp đồng và hoá đơn GTGT
• Phiếu chi (Các bạn thực hành)

192

Bài giải phiếu chi (Các bạn tham khảo)

193

Kèm theo PHIẾU CHI là các chứng từ gốc: Hợp đồng và hoá đơn GTGT (Các bạn tham khảo)

194195196

Bước 3: Ghi sổ sách kế toán
• Sổ nhật ký chung (Các bạn thực hành)

199

Bài giải sổ nhật ký chung (Các bạn tham khảo)

200

• Sổ cái 6418;3388;3335;1111 (Các bạn thực hành)

201202203204

Bài giải sổ cái 6418;3388;3335;1111 (Các bạn tham khảo)

205206207208209

• Sau khi ghi vào sổ cái của tài khoản 3388 thì đây là tài khoản theo dõi công nợ phải trả cho anh Bình nên phải mở sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu của anh Bình (Các bạn thực hành)

230

231

Sau khi ghi vào sổ chi tiết của từng đối tượng phải trả của TK phải trả khác. Cuối tháng, đối với những khoản công nợ phải thu hay phải trả thì cuối tháng lập bảng danh sách công nợ phải thu và phải trả để gửi cho ban tổng giám đốc có cái nhìn tổng quát các khoản phải trả (Các bạn thực hành)

232

Bài giải sổ chi tiết của khoản phải trả khác TK 3388 của đối tượng anh Bình (Các bạn tham khảo)

233234

Bước 4: Lưu chứng từ kế toán

 Với nghiệp vụ trên có chứng từ kế toán là PHIẾU KẾ TOÁN thì các bạn lưu chứng từ của phiếu kế toán vào file PHIẾU KẾ TOÁN tháng 1/2015. Một năm có 12 tháng thì các bạn lưu thành 12 file Phiếu kế toán

 Với nghiệp vụ PHIẾU CHI thì các bạn lưu vào file PHIẾU CHI tháng 1/2015. 1 năm có 12 tháng nên mở 12 file PHIẾU CHI

2. Cách sử dụng tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642)

 TK 642 (6421; 6422; 6423; 6424; 6425; 6427; 6428): Là những khoản chi phí liên quan đến quản lý thường là những khoản chi phí như sau: Chi phí tiền lương của bộ phận kế toán; Ban tổng giám đốc, bộ phận hành chính nhân sự; Bộ phận truyền thông… Chi phí khấu hao tài sản cố định của những bộ phận này. Hay nói cách khác là tài khoản 642 sử dụng khi cầm trên tay bộ chứng từ gốc đầu vào nếu không phải là các khoản chi phí 621;622;627;632;635;641;811;8211 thì sẽ hạch toán hết vào 642. Mà các bạn đã biết cách sử dụng của những tài khoản mà tôi đã liệt kê bên trên rồi. Các bạn có thể xem phần tóm tắt tại mục tính chất của tài khoản và quy định hạch toán của tài khoản 642

 Tính chất của tài khoản và quy định hạch toán nợ và có của tài khoản 642

236237

=>Như vậy là các bạn đã biết cách sử dụng tài khoản 642 khi phát sinh những nghiệp vụ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp rồi. Từng trường hợp sẽ có những bộ chứng từ khác nhau.

=> Khi đi làm các bạn phải hạch toán chi tiết của từng tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (Ví dụ 6421; 6422; 6423; 6424….). Để hiểu rõ hơn tính chất của từng tài khoản con như thế nào thì các bạn có thể xem thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 để.

Dưới đây chúng tôi liệt kê ra tính chất của từng tài khoản chi tiết của 642 để các bạn tiện theo dõi:
Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.

Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…

Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.

Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.

Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…

Dưới đây là một vài nghiệp vụ thông dụng về chi phí quản lý doanh nghiệp mà các bạn sẽ gặp khi đi làm thực tế (Tham khảo thêm TT200 để rõ)

 Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của nhân viên quản lý doanh nghiệp mà không phải là nhân viên của bộ phận sản xuất và bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có các TK 334 (1;8), 338 (33822;3383;3384;3386).

 Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 242, 331,…

 Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331,…

 Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 (2141;2143); – Hao mòn TSCĐ.

 Thuế môn bài, tiền thuê đất,… phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 3338 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

 Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có các TK 111, 112,…

 Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

 Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ của bộ phận quản lý, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 335,…

 Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ của bộ phận quản lý, định kỳ kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.

 Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)
Có các TK 111, 112, 331,…

 Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).

 Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

 Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

 Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

 Bài tập và bài giải vận dụng (Các bạn thực hành)

Nghiệp vụ 7:
Ngày 31/1/2015,Nhân viên kế toán thanh toán Ms Hà lấy tiền túi đi đóng tiền điện tại Cty điện lực quận 3 là 3.300.000 và được cty điện lực cấp cho 1 hóa đơn tài chính trị giá là 3.000.000 chưa VAT và thuế suất VAT là 10% (300.000). Biết rằng tiền điện này phục vụ cho bộ phận quản lý. Sau đó, Kế toán Hà về làm thủ tục thanh toán lại tiền điện.

Yêu cầu: Anh chị, đứng vai trò là Ms Hà để lập bộ hồ sơ thanh toán lại tiền điện cho Ms Hà
Kế toán Hà Lập giấy đề nghị thanh toán tiền và kèm theo hóa đơn tiền điện và sau đó thì tiến hành lập chứng từ kế toán PHIẾU CHI (2 liên) trình cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký, sau đó chuyển cho thủ quỹ để chi tiền cho Ms Hà.

Sau khi chi tiền xong, thì thủ quỹ chuyển trả lại cho Kế toán thanh toán Ms Hà 1 phiếu chi kèm theo chứng từ gốc là (Giấy đề nghị thanh toán+Hóa đơn tài chính). Kế toán Ms Hà tiến hành sắp xếp bộ chứng từ theo trình tự sau:(1. Phiếu chi; 2. Giấy đề nghị thanh toán;3. Hóa đơn) để ghi sổ.

Biết thông tin để lập giấy đề nghị thanh toán
• Người đề nghị: Ms Hà
• Địa chỉ: Phòng kế toán
• Nội dung thanh toán: Chi tiền điện cho công ty điện lực quận 3
Biết thông tin để lập phiếu chi như sau:
• Giám đốc: Huỳnh Trung Cang
• Kế toán trưởng: Đoàn Thanh Trúc
• Người lập phiếu: Ms Hà
• Người nhận tiền: Ms Hà
• Thủ Quỹ: Nguyễn Thị A
• Người nhận tiền: Ms Hà
• Địa chỉ: Phòng kế toán Cty ABC

Biết số dư đầu kỳ của TK 1111: 3.300.000

Giải (CÁC BẠN THỰC HÀNH)

Bước 1: Đọc và phân tích nghiệp vụ để nắm bản chất

Đây là nghiệp vụ trả chi phí tiền điện bằng tiền mặt,ảnh hưởng đến 2 tài khoản
 Tiền mặt giảm. Loại 1 giảm => ghi có TK 1111
 Tiền điện là chi phí không liên quan đến kỳ sau. Loại 6=> Ghi Nợ loại 6. Hoặc có thể giải thích 1 khi ghi có 1111 thì tài khoản còn lại phải ghi nợ. Và do đây là tiền điện phục vụ cho bộ phận quản lý nên ghi vào 642 (mà cụ thể là 6427 hoặc 6428 cũng không sao. Vì giữa 6427 và 6428 không có định nghĩa rõ ràng. Đúng vào 642 là được rồi)

Bước 2: Lập chứng từ kế toán và sắp xếp chứng từ

 Một: là lập chứng từ gốc “Giấy đề nghị thanh toán tiền điện” (Các bạn thực hành)

238

Bài giải: Giấy đề nghị thanh toán tiền điện (Các Bạn tham khảo)

239

 Hai: Kèm theo giấy đề nghị thanh toán tiền điện là hoá đơn tiền điện. Kế toán lập chứng từ kế toán là Phiếu chi (Các bạn thực hành)

240

Bài giải phiếu chi (Các bạn tham khảo)

242

 Ba: Sắp xếp bộ chứng từ: Sau khi lập sau phiếu chi cũng như chi tiền xong, kế toán sắp xếp thành bộ chứng từ kế toán để ghi sổ như sau: (1. Phiếu chi; 2. Giấy đề nghị thanh toán và kèm theo hóa đơn tiền ). Các bạn tham khảo cách sắp xếp

243244245

Bước 3: Ghi sổ sách kế toán
 Sổ nhật ký chung (Các bạn thực hành)

246

Bài giải sổ nhật ký chung (Các bạn tham khảo)

247

 Sổ cái 6428;1331;1111(Các bạn thực hành)

248249250

Bài giải sổ cái 6428;1331;1111(Các bạn tham khảo)

251252253

Bước 4: Lưu chứng từ kế toán
Lưu chứng từ của nghiệp vụ này trong FILE phiếu chi tháng 1/2015. Một năm 12 tháng nên sẽ có 12 file Phiếu chi.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết. Các bạn hãy đón đọc các bài viết tiếp theo của Kế toán An Tâm nhé!

Chúc các bạn học tốt!


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k

CHIA SẺ